やらないといけないを最速で終わらせて、やりたいに費やす時間を増やす

仕事のメールをチェックして返信しないといけない

掃除しないといけない

クリスマスパーティを企画しないといけない

資格の勉強をしないといけない

読書しないといけない

ジムに行って筋トレしないといけない

…

あー、結局どれも終わらなかった。そもそもやらないといけないことが多すぎてどれも終わらない。

やらないといけないことがたくさんあることだけはわかっているけど、何から手をつければいいかわからず、結局1日終わった時にはどれにも手をつけずにまたは全てに中途半端に手をつけてどれも終わらなかった。

こんな経験をしたことのある人は多いと思う。

僕自信も経験がある。やりたいことややらないといけないことがたくさんあるのに、いまいち具体的にどれからやったらいいのか、何をしたらいいのかが定まらずに気がついたらなんとなく何もせずに1日終わっているといったように。

そして、そんな自分になんとなく嫌気がさす。

この状況から抜け出す方法を模索して何冊か本を読んだりポッドキャストを聞いりした結果、ある程度自分の中で納得できるシステムができたので今回のニュースレターではこのシステムである「フォーカスフィルター」について紹介します。

フォーカスフィルター

システムというとお堅く聞こえますが、僕がこのシステムにつけた名前のように実際に行うことはシンプルで５つのステップを踏んで頭にごちゃついているアイデアをフィルターしていってフォーカスすべき事柄を絞っていく作業です。

ステップ１：
頭の中に存在するアイデアやタスクを書き起こして物理的にキャプチャーする

ステップ２：
キャプチャーしたタスクを「やらないといけないこと」と「やりたいこと」に分ける

ステップ３：
「やらないといけないこと」を片付ける

ステップ４：
「やりたいこと」にプライオリティをつけ、最重要タスクを特定する

ステップ５：
最重要タスクに取り掛かる

このシンプルな５ステップを行うだけで頭の中がかなりスッキリして本当にやるべきことは最速で片付けることができ、やりたいことに時間を割けるようになるはずです。

具体的に話してしまった方がわかりやすいと思うので、早速見ていきましょう。

ステップ１：アイデアやタスクを物理的にキャプチャーする

そもそも「やることが多すぎて、いつも何かに追われている」という問題の原因の一番大きな要因は「やること」がたくさんあることだけなんとなく認識していても、実際に何をやらないといけなくて、そもそもどれくらいやることがあるのかを明確に認識していないからです。

そこで、フォーカスフィルターの最初のステップとしてまず頭の中にふわふわしている「やること」を全て物理的に書き起こして可視化します。

NotionやアップルのNotesなどデジタルなノートでも手帳などフィジカルなノートでも構わないのでとにかく頭の中の「やること」を全て書き出してみてください。

プロフェショナル（仕事）：

• 年末の長期PTOに行く前の仕事の引き継ぎのためのドキュメント作り

• 新しいプロジェクトでのユーザーリサーチとタイムライン作り

• プロダクトチームのドキュメントの整理

• プロダクトのパフォーマンスをチェックするダッシュボードのメンテナンス

• …

パーソナル：

• 部屋の大掃除

• 一週間分のmeal prep

• ニュースレターの更新

• YouTubeかポッドキャストを始める

• Amazon PremiumのFree Trialのキャンセル

• 筋トレ

• …

もちろんこれ以上書き出すとたくさんありますが、こんな感じです。個人的には仕事関連（プロフェッショナル）と仕事以外のこと（パーソナル）に分けてタスクやアイデアを書き出すことをお勧めします。

頭の中をできる限り空っぽにするまで全て吐き出してみてください。これだけでも「やること」の量と内容を可視化して理解できてだいぶスッキリしたのではないかなと思います。

ステップ２：キャプチャーしたタスクを仕分ける

全てのタスクをキャプチャーしたら、これら全てを「やらないといけないこと」と「やりたいこと」の２つのグループに仕分けます。

「やらないといけないこと」と「やりたいこと」を分ける基準：

やらないといけないこと

プロフェッショナル：自分のパフォーマンス評価に関わること、やらないと会社やチームに大きな迷惑のかかること

パーソナル：やらないと生活が危うくなることや人間関係を悪化させること

やりたいこと

プロフェッショナル：自分以外にも実行できて誰かがやっても良いんだけど、自分がやったらチームや会社に貢献できること

パーソナル：副業や投資、部屋のデコレーションや筋トレなど、最悪やらなくても生活に困ることはないけど自分の生活をより良いものにするこ

この基準をもとにステップ1で書き出した全てを仕分けてみてください。僕がさっきリストしたものを例に挙げるなら

プロフェショナル（仕事）：

やらないといけないこと

• 年末の長期PTOに行く前の仕事の引き継ぎのためのドキュメント作り

• 新しいプロジェクトでのユーザーリサーチとタイムライン作り

やりたいこと

• プロダクトチームのドキュメントの整理

• プロダクトのパフォーマンスをチェックするダッシュボードのメンテナ

パーソナル：

やらないといけないこと

• 部屋の大掃除

• 一週間分のmeal prep

• Amazon PremiumのFree Trialのキャンセル

やりたいこと

• 筋トレ

• ニュースレターの更新

• YouTubeかポッドキャストを始める

といった感じで仕分けすることができます。

一つ注意して欲しいのが「やらないくてはいけないこと」のハードルを上げることです。仕事関連なら「本当にこれをやらないと自分の地位やパフォーマンスが怪しくなるか？」パーソナルなら「本当に生活を維持する上で必要なことか？」と自分に問いかけてからやらなくてはいけないにグループしてください。

やらなくてはいけないことが多ければ多いほど疲れます。そして、僕がこれまでみてきた限りやらなくても良いことをやらなくてもいけないと思い込んでいる人はかなり多いです。

また、副業や個人プロジェクトの類のものは本気でビジネスとして動かしているまたは動かしたいと思っている場合はプロフェッショナルの括りに入れてしまった方がいいと思います。

このステップではただ仕分けるだけで結構です。以降のステップで実際にこれらのタスクを片付けていきます。

ステップ３：「やらないといけないこと」を片付ける

仕分けができたらまずは「やらないといけないこと」から片付けます。

プロフェッショナルでもパーソナルでも、基本的に「やらないといけないこと」で20分で終わってしまうものであればその瞬間に全て終わらせましょう。

20分で終わるかわからないと思っても、1時間はかからないと思ったら集中してやってしまうことをお勧めします。おそらく1時間かからないと思うタスクなら集中しさえすれば多かれ少なかれ20分くらいで終わります。

問題は20分で終わらないことなのですが、20分で終わらないものの中で人や会社とのアポイントメントが必要なものは日付と時間を決めてカレンダーに入れてしまってください。

例えば、僕のパーソナルで言うと

• 部屋の大掃除

• 一週間分のmeal prep

• Amazon PremiumのFree Trialのキャンセル

のなかで３つ目は20分もかかるわけないのでその場でキャンセルして終わらせます。そして、２つ目は1時間弱で終わりますが、料理は今キッチンにいないとできないので今日の夜寝る前の8時にやると決めてカレンダーに入れてしまいます。

そして、最後の大掃除に関しては半日くらいはかかるはずなので年末に日本に旅行に行く前の最後の土曜日の午後に行うと決めてカレンダーに入れてしまいます。

こうすることで、仮に今すぐにその場で終わらせられないタスクでも、ただなんとなくの「やりたいこと」から「何日の何時にどこでやるタスク」に変わります。これだけで、実質もう気持ち的にはやってしまったような気持ちになり楽になります。

最後にプロフェッショナルのグループの中で20分で終わらないことについてですが、これは大体20分で終わる単位にタスクを細分化するか大きなまとまりのままプライオリティだけつけて空いた時間に取り掛かるといいと思います。

正直仕事に関してはどうせやらないといけないので、意識してタスクに起こすなどしなくても終わります。

問題はパーソナルなタスクであることが多いので仕事でのプライオリティやタスク管理に関しては本レターではこれくらい軽く触れる程度にしておきます。要するに仕事ではやるべきことはすでに明確なのでとにかくやれと言うことです。そして、時間が余ったら仕事でのやりたいことをやればいいと思います。

ステップ４：「やりたいこと」を仕分けする

やりたいことに関して一つ覚えておいて欲しいのはやりたいことはあくまでやりたいことなので、これらを「やらないといけないこと」にしないことです。

自分の仕事や生活を問題なく健康に過ごすためのタスクは全て済んだ上で自分が興味があるから、楽しいと思うから、さらにお金を稼ぎたいからやることが「やりたいこと」であるべきです。

この前提を理解した上で、「やりたいこと」を本当に実行に移す（これがステップ５）ために重要なのがこのステップ４です。

まず第一にたくさんやりたいことがある中で最重要なことを決めましょう。これを決める際に大きな指針となるのは中長期的に自分がなりたい理想に必要だと思うかどうかです。

例えば、少し未来の理想の自分がビーチで女の子の視線を集めるようなマッチョなのであればそれに必要な筋トレや食事管理、睡眠などが挙げられるでしょう。一方、資格の勉強や英語の勉強等はやりたいことかもしれませんが、女の子の視線を集めるマッチョになるのには直接関係ないでしょう。

やりたいことの中で最重要なことは１つである必要はないですが、必ずこの少し先の未来の理想の自分に近づくためのことであることは意識してください。

そして、さっき挙げた資格の勉強や英語の勉強等は理想の自分にとって必要になるまでは「やりたいこと」のリストの中にとっておいてください。

もう少しわかりやすく僕の例で見てみると、こんなふうになります

最重要

• ニュースレターの更新

やりたいこと

• 筋トレ

• YouTubeかポッドキャストを始める

これは僕の中での今の理想の自分が「コンスタントに価値のある情報や知識を自分の手で発信する習慣をつける」といったものだからです。

YouTubeやポッドキャストに関してはやってみたいと思っているのは確かですが、今はとにかく価値のある長めの文章をコンテンツとしてコンスタントに生み出すというのが理想なので、ニュースレターの方がプライオリティが高いと判断しました。

ちなみに筋トレに関してはすでにある程度習慣化しているので意識しなくてもやりますが、最重要ではないのでやらなくてもOKなやりたいことリストに留めておきます。

ステップ５：最重要なことを実行に移す

さて、ここまでのステップで基本的にタスクをフィルターして、やらないといけないことは全て終わって、やりたいこと（フォーカスすべきこと）を絞り出すというフォーカスフィルターの役割は終わりと言ってもいいのです。

が、最後にステップ４で定めた理想の自分に近づくための最重要なことを実行に移すためのコツを紹介します。

このコツはかなり単純です。最重要なことをさらに細かいタスクに分けてリストします。そして、そのリストから毎日１つか２つだけ選んでそれらだけを毎日こなすようにすることです。

よりわかりやすくするために僕の例で話します。

「ニュースレターを書く」により具体的なゴールをつけると

「ニュースレターを書いて毎週土曜日に購読者へ届ける」となり、これに必要なタスクを書き出すと

• リサーチ（読書やポッドキャストを聞くなど）

• トピックを選んで最初の下書き（目次）を作る

• 下書きを終わらせる

• 編集してスケジュールする

と言ったようになります。そしてこの中から毎日１つか２つを選んで実行していきます。例えば僕ならリサーチは習慣化できるので毎日30分本を読むことにし、土曜日にニュースレターを出せるように月曜から金曜の間に残りのタスクを１つずつ行っていくと言った感じです。

こうすることである程度確実性を持って毎週土曜日にニュースレターを発行することができ、さらに毎日1日で終わるだけの作業を１つか２つすると決めておくことで無理せずタスクをこなすことができます。

ただ、とはいえ僕のニュースレターの例は「やりたいこと」にしては割と厳格なスケジュールになってしまっているのでもう一つより簡単な例を挙げます。

最重要のやりたいことが「筋トレをして誰がみてもゴツくなったねと言ってもらう」だとします。

これに必要なタスクは

• 毎日3,000カロリー摂取する

• 週４日ジムに通う

• よく寝る

などになると思います。そして、毎日1日の始まりにこのリストの中から１つか２つ必ず成し遂げることを決めます。

ジムで行うメニューをさらに細かく分けることも可能かもしれませんが、フィジークの選手を目指していない以上はおおまかにジムに行くでも僕はいいと思います。

重要なのは毎日１つか２つだけ本当にやりたいことを選んで実行できることで、１つか２つに絞るのは冒頭で紹介した「やりたいことややらないといけないことがたくさんあるのに、何からやっていいかわからない」と言った問題を解決するためにはこれさえできれば十分です。

また、フォーカスフィルターを使った頭のエクササイズはタスクやアイデアが頭に溜まってきたなと思ったら定期的に行うことを勧めます。常に頭をフレッシュに保てるし自分がフォーカスすべきことに集中する簡単なのに効果的です。

さて、今回のニュースレターはこれで以上です。

このフォーカスフィルターを使えば頭の中でモヤモヤしていた無数のやりたいことややらないといけないことを整理して、やらないといけないことを最速で終わらせて本当にやりたいことにのみ集中できるはずです。

それでは、みなさん良い週を😊

トーマ

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